ビジネス書「AI分析でわかったトップ5%社員の習慣」著者 越川慎司 を紹介です。
本書では大量のデータを分析し、世のサラリーマンが1週間の時間を何に使っているのか調べたところ、衝撃の調査結果が出ています。
- 43%・・・社内会議
- 14%・・・資料作成
- 11%・・・メール、チャット
- 32%・・・その他
なんと、社内会議です。社内ですよ。外部ではありません。
文系職の方のデータに引っ張られている可能性もあるので、
メーカー企業も同じようにような結果になるかはわかりませんが、
社内会議、見直すべきだと感じませんか？
特に、リーダーや管理職の方は、予定表が会議でパンパンでは・・・！？
会社でアイデアを練る時間がほしい・・・と私も思っています。
60分会議を45分にできないか？30分会議は25分にできないか？
まずは、会議時間のダイエットをしてみましょう。
トップ5%のリーダーは60分会議を疑っています。なんとなく60分で設定している会議ありませんか？
新たな取り組みをする際は、小さな行動実験をしていくことが大事です。
いきなり60分の会議を30分にするのは周囲の抵抗があると思いますので、45分にしてみましょう!
30分の会議であれば、25分に縮めてみましょう。
アジェンダを作りで不要な会議は断捨離
さて、会議時間は短くなりましたので、次は会議の数を減らしましょう。そこで役立つのが、アジェンダづくりです。アジェンダを作ることで会議の目的も明確になってきます。
目的やアジェンダがないと、席に座るのが会議の目的になってしまいます。
紹介されていた取り組みでは、アジェンダが24時間前に配信されなければ、その会議は開催禁止とするそうです。そうすることで、そもそもこの会議開く必要があるのか？という見直しにもなります。
会議招集の件名に種別を記載しよう
次に、アジェンダづくりに合わせて意識すべきことが、会議の種別です。
会議には３種類しかありません。
＜情報共有＞
共有することが目的ではない。持ち帰って行動に変えることが目的です。
一方向の情報伝達であれば、そもそも会議は不要で、ITツールで十分かどうか、
今一度確認してみましょう。
＜意思決定＞
意思決定者が参加していないと開催してはいけない、決めることが目的です。
＜ディスカッション＞
質ではなく量にこだわる、たくさんアイデアを出すことが目的です。
アイデア出しと意思決定が混在している場合があります。
混在すると、アイデアは出てきません！！
決め方を決めて、意思決定をする。実現可能性、投資対効果、多数決なのか？
社内会議の６割が情報共有
一般的な社内会議の比率 【】は改善後
・共有 65% 利益には関係ない。。。 →【31%】
・決定 13% 利益に変わっていく →【18%】
・アイデア出し 22% 決定に必要 →【37%】
・雑談 →【15%】
利益を生まない会議が、利益を生む会議、その決定に変わっていったのが分かりますね。
テンプレートを作ってスムーズに
アジェンダを一から作るのが大変であれば、下記のようにテンプレをつくり、チームメンバーで定着化させてしまうのがオススメです。
- 議題
- この会議の目的
- この会議の目標
- 開始時間と終了時間（Teams等だと不要）
- 開催場所（Teams等だと不要）
- ファシリテーター、議事録、出席予定者の名簿
- 時間表（テイムテーブル）
- （あれば）持参物
- （あれば）配布資料
- （あれば）事前準備依頼（宿題）
＜内職する人は41%＞
会議のダイエットをしたら、さらに会議の質を高めていきましょう。
程よい緊張感があるとパフォーマンスが上がります。
あなたがファシリテーターならば、本題に入った1分で参加者の名前を呼んでみよう。
たしかに、会議の内容しっかり聞かなきゃ！となるね！
理想的なのは、アジェンダを読みながら、この項目について「〇〇さん質問してね、〇〇さんディスカッションし、よろしくおねがいします。」
こう呼びかけるだけで、内職率が1/3に減るそうです。
まとめスライドに期限を入れよう
さて、良い会議ができたところで、気を抜いてはいけません。
会議が終わった瞬間、スカッと内容を忘れてしまう、見に覚えがありませんか？
ほとんど、そんな会議ばかりでは？
会議参加者がアクションを起こしてくれなければ意味がありません。まとめスライドに期日を入れることで、アクションを起こしてくれる割合はググッと増えていきます。
41.3% → 76.8%とになるそうです。
まとめ、アウトプットが出ない”５ない”会議
1⃣目的が明確出ない会議・・・41%の会議は目的がなかった
2⃣事前情報がない会議
3⃣当事者意識がない会議・・・役割がないと、当事者意識が芽生えにくい。。。
4⃣意見が出ない会議
5⃣アクションで終わらない会議
＜会議と打ち合わせの違いは!?＞
明確な区切りはありません。
打ち合わせの場合は 〇〇のすり合わせをしたいから、が最低限必要です。
現場をまとめるリーダーの方は、こちらもオススメ！
さぁ、明日からとりかかろう!！
【おしまい】
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